Personalkosten in Horizon Europe & CFS

Worauf Unternehmen und Institutionen achten müssen

‍

Die Berechnung der Personalkosten gehört zu den komplexesten und zugleich fehleranfälligsten Bereichen in EU-Forschungsprojekten. Das galt bereits für Horizon 2020 und betrifft unter Horizon Europe auch einen noch großen Teil der Audit Findings – bei der Erstellung des Certificate on the Financial Statement (CFS).

Der Umstieg von Stundensätzen auf eine einheitliche Daily Rate sorgt in vielen Organisationen für Unsicherheit und operative Herausforderungen.

Der Bericht (Annual Reports 2024) des European Court Of Auditors zeigt, das 76% der Fehler bei den Personalkosten passieren.

‍

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• welche  Neuerungen gegenüber H2020 wirklich relevant sind,
• wo die häufigsten Fehler bei der Berechnung entstehen
• und wie Sie Ihre Personalkosten prüfungssicher dokumentieren können.

‍

1. Systemwechsel: Von Stunden- auf Tagesabrechnung

Mit Horizon Europe wurde ein zentrales Element der Kostenabrechnung grundlegend geändert: Die EU verabschiedete sich vom Stundensatz-Modell und führt eine einheitliche Tagesrate ein.

‍

Abrechnungssystem

H2020 (alt)

Horizon Europe (neu)

Grundlage

Produktivstunden pro Jahr (1.720 Stunden) → Stundensatz

Annual  Personnel Costs ÷ 215 fixe Arbeitstage → Daily Rate

Abrechnung

Stunden × Stundensatz

Tage × Daily Rate

‍

Die neue Logik wirkt einfacher, birgt aber erhebliche Risiken, wenn weiterhin interne Prozesse aus H2020 genutzt werden. Besonders Organisationen, die noch mit Stundenaufzeichnungen arbeiten, stoßen regelmäßig auf Probleme bei der Umrechnung und Dokumentation.

‍‍

2. Die Daily Rate korrekt berechnen

‍

Die Tagesrate berechnet sich nach einer fixen EU-Formel:

DailyRate = Annual Personnel Costs ÷ 215

Was in die Annual Personnel Costs gehört:

‍

• Bruttogehalt
• Arbeitgebernebenkosten
• ausschließlich tatsächlich angefallene und förderfähige Kosten, keine Tagesdiäten oder Kilometergeld
‍

Weitere wichtige Regeln:

• Teilzeitkräfte nutzen dieselbe Formel, die Tagesverfügbarkeit wird intern anteilig berücksichtigt
• Für Beschäftigte, die nicht das ganze Jahr angestellt waren, wird die Tageszahl angepasst. Jeder Monat wird dabei pauschal mit 30 Tagen angesetzt
• Abgerechnet werden ganze oder halbe Tage, die anschließend korrekt gerundet werden müssen.

3. Die häufigsten Fehler in der Personalkosten-Abrechnung

Fehler 1: Weiterhin mit Stunden statt Tagen arbeiten

Obwohl Horizon Europe eine Tageslogik verwendet, führen viele Organisationen intern weiterhin Stundenzettel. Das ist erlaubt, aber riskant – Rundungsfehler, falsche Umrechnungen oder fehlende Nachvollziehbarkeit sind häufige Ursachen bei Prüfungen.

‍

Fehler 2: Falsche Anzahl an Arbeitstagen verwenden

Die 215 Arbeitstage sind fix. Nationale Feiertage, Urlaubsregelungen oder interne Arbeitszeitmodelle beeinflussen diesen Wert nicht.

‍

Fehler 3: Fehler bei den Annual Personnel Costs

Häufige Stolperfallen sind:

• Einbezug nicht förderfähiger Lohnbestandteile (z. B. variable Bonuszahlungen)
• Vergessene Arbeitgebernebenkosten
• Nutzung eines falschen Geschäftsjahres (das „Last Closed Financial Year“ aus H2020 entfällt)

‍

‍Fehler 4: Umrechnung von Stunden in Tage erst am Projektende

Dies führt besonders häufig zu Abweichungen:

• unterschiedliche,Rundungsregeln
• schwernachvollziehbare Conversion-Logiken
• fehlendeÜbereinstimmung mit den EU-Vorgaben

‍

Die EU empfiehlt, Zeiten direkt auf Tagesbasis zu dokumentieren oder zumindest klar erkennbare Tagesanteile zu erfassen. Eine Vorlage der EU für die Erfassung können Sie hier downloaden.

4. Dokumentation: Voraussetzungen für prüfungssichere Personalkosten

Damit Personalkosten im CFS oder Audit anerkannt werden, sollten mindestens folgende Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorliegen:

• Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen
• Jahreslohnkosten inkl. Arbeitgeberanteile
• Zeitaufzeichnungen gemäß Horizon-Europe-Vorgaben
• Interne Richtlinien zu Zeiterfassung und Kostenkategorien
• TransparenteBerechnung der Daily Rate inklusive aller Parameter

Die Erfahrung zeigt: Besonders die Zeitaufzeichnungen sind ein Schwerpunkt bei Prüfungen – und gleichzeitig eine häufige Fehlerquelle.

‍

Fazit: Präzision & saubere Prozesse reduzieren Audit-Risiken

‍

Horizon Europe vereinfacht die Personalkostenabrechnung nur dann, wenn Organisationen die neue Tageslogik vollständig anwenden. Viele der häufigsten Fehler entstehen, weil alte H2020-Routinen weitergeführt oder Stunden erst am Projektende in Tage umgerechnet werden.

Mit klaren internen Abläufen, vollständiger Dokumentation und einer korrekten Berechnung der Daily Rate lassen sich Rückforderungen und unnötige Audit-Risiken zuverlässig vermeiden.

‍

‍

Kontaktieren Sie unser Experten-Team

Sie möchten Ihre Horizon Europe Personalkosten korrekt abrechnen, ein CFS vorbereiten oder ein laufendes Projekt auf Förderfähigkeit prüfen lassen?
Kontaktieren Sie unser Experten-Team – wir unterstützen Sie bei Audits, CFS und der gesamten finanziellen Abwicklung Ihrer EU-Projekte.

‍

‍